Podobnie jak w minionych miesiącach, przygotowaliśmy dla Was terminarz, który ułatwi terminową realizację obowiązków kadrowo-płacowych. Tym razem chodzi o obowiązki z maja 2023 r.
Sprawdźcie także sekcje: Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo oraz Co nas czeka w najbliższym czasie
Terminarz / kalendarz dla kadr i płac na maj 2023 r.
| 01.05.2023 | – Święto pracy |
| 03.05.2023 | – Święto Konstytucji 3 Maja |
| 05.05.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za kwiecień 2023 r. przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe |
| 15.05.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za kwiecień 2023 r. przez płatników posiadających osobowość prawną |
| 15.05.2023 | – Przekazanie wpłat do instytucji finansowej prowadzącej PPK, obliczonych i pobranych od wynagrodzeń wypłaconych w kwietniu 2023 r. |
| 17.05.2023 | – Ostateczny termin na złożenie przez ubezpieczone osoby wniosków o zasiłek macierzyński na nowych zasadach:
|
| 22.05.2023 | – Złożenie zusowskiej dokumentacji rozliczeniowej (w tym ZUS DRA) oraz opłacenie składek ZUS za kwiecień 2023 r. przez płatników innych niż osoby prawne i jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe |
| 22.05.2023 | – Opłacenie zaliczek na podatek od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w kwietniu 2023 r. przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, z działalności wykonywanej osobiście, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło umów o dzieło (PIT-4) |
| 22.05.2023 | – Opłacenie zryczałtowanego podatku pobranego od wypłaconych / postawionych do dyspozycji w kwietniu 2023 r. od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu (PIT-8A) |
| 22.05.2023 | – Złożenie deklaracji PFRON za kwiecień 2023 r. (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b) oraz wpłata wyliczonej kwoty na PFRON |
| 25.05.2023 | – Przekazanie do PFRON dokumentów dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za kwiecień 2023 r. (Wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P oraz formularzem INF-O-PP lub INF-O-PR) |
| 31.05.2023 | – Przekazanie pierwszej raty odpisów na ZFŚS wynoszącej co najmniej 75% odpisów podstawowych. Druga rata odpisów „socjalnych”, obejmująca pozostałą część odpisów podstawowych oraz fakultatywne zwiększenia, płatna jest w terminie do 30 września. |
Inne comiesięczne obowiązki z zakresu kadr i płac
Ponadto, w maju, podobnie jak w każdym innym miesiącu, pracodawca powinien m.in.:
- pamiętać o obowiązku powiadomienia ZUS o zawartych umowach o dzieło (zgłoszenie danej umowy musi nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia);
- sprawdzić, które osoby zatrudnione spełniają warunki do zgłoszenia do PPK (zgłoszenia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia);
- dokonać weryfikacji:
- ważności szkoleń BHP oraz badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;
- limitów dotyczących terminowych umów o pracę, pamiętając, że w obecnym stanie prawnym:
- okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony (czy też łączny czas zatrudnienia w ramach takich umów zawartych między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy,
- zawarcie umowy na czas określony na dłuższy okres traktuje się jako zatrudnienie na czas nieokreślony, licząc od dnia, który następuje po upływie 33 miesięcy,
- łączna liczba umów na czas określony zawartych z jednym pracownikiem nie może przekraczać 3,
- zawarcie czwartej umowy na czas określony traktuje się jako zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, licząc od dnia zawarcia czwartej umowy,
- przy ustalaniu ww. limitów (3/33) nie uwzględnia się umów na okres próbny.
Ciekawe interpretacje, stanowiska, orzecznictwo
„(…) Ustawa ta wprowadza do Kodeksu pracy art. 261, zgodnie z którym pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Przepisu tego nie będzie się stosować w przypadku określonym w art. 1011 § 1 Kodeksu pracy oraz jeżeli odrębne przepisy stanowią inaczej.
Wprowadzenie takiej regulacji do Kodeksu pracy jest konieczne, ponieważ art. 9 ust. 1 ww. dyrektywy 2019/1152 nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia, aby pracodawca nie zabraniał pracownikowi podejmowania pracy u innych pracodawców, poza harmonogramem czasu pracy ustalonym z tym pracodawcą, ani nie poddawał pracownika niekorzystnemu traktowaniu z tego powodu. Jednocześnie przepis ten w ust. 2 dopuszcza możliwość ustanowienia warunków stosowania przez pracodawców ograniczeń w łączeniu stanowisk, które wynikają z przyczyn obiektywnych, takich jak zdrowie i bezpieczeństwo, ochrona tajemnicy handlowej, rzetelność służby cywilnej lub unikanie konfliktu interesów.
Należy zaznaczyć, że już zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy każdy ma prawo do swobodnie wybranej pracy i nikomu z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie, nie można zabronić wykonywania zawodu (art. 10 Kodeksu pracy). Prawo to uzupełnia swoboda nawiązania stosunku pracy, która po stronie pracownika oznacza swobodę wyboru zawodu, miejsca pracy, pracodawcy (zasada wolności pracy – art. 11 Kodeksu pracy). Ograniczenia tej swobody (wolności pracy) mogą być wprowadzone jedynie w drodze ustawowej. Niemniej jednak przepisy Kodeksu pracy nie zawierają obecnie wprost zakazu, o którym mowa w powołanym art. 9 ust. 1 dyrektywy 2019/1152. W związku z tym, niezbędne było stworzenie w przepisach krajowych wyraźnej podstawy prawnej, na którą mógłby powołać się pracownik zamierzający podjąć dodatkowe zatrudnienie.
Formułując brzmienie przepisu art. 261 Kodeksu pracy projektodawca miał na względzie konieczność zapewnienia, aby wyjątki w nim zawarte – pozwalające na ograniczenie swobody pracownika w podejmowaniu dodatkowego zatrudnienia lub pracy w ramach innego stosunku niż stosunek pracy – nie prowadziły do nadużyć, tj. nadmiernego ograniczania pracownika w swobodzie podejmowania dodatkowej pracy. Należy również podkreślić, że w toku prac nad projektem ww. ustawy, przepis art. 261 Kodeksu pracy został oceniony przez Ministra do Spraw Unii Europejskiej jako prawidłowo wdrażający art. 9 ww. dyrektywy 2019/1152.
Odnosząc się do kwestii pracowników zatrudnionych w branży transportu drogowego należy zauważyć, że czas pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a także kierowców niepozostających w stosunku pracy, regulują przepisy ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473), pozostającej we właściwości Ministra Infrastruktury.
Przepisy te definiują czas pracy kierowcy, a także regulują szczegółowo kwestie przerw w pracy, dyżurów i ich rekompensaty, okresów pozostawania w dyspozycji kierowców, norm i wymiaru czasu pracy, okresów odpoczynku, systemów czasu pracy, zasady dotyczące wykonywania przez kierowców pracy nadliczbowej i jej rekompensowania oraz pracy w porze nocnej kierowców. Jak wynika z art. 12 tej ustawy, tygodniowy czas pracy kierowcy łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Tygodniowy czas pracy może być przedłużony do 60 godzin, jeżeli średni tygodniowy czas pracy nie przekroczy 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.
Należy zaznaczyć, że wyżej przedstawiony wymiar czasu pracy obowiązuje także kierowcę zatrudnionego u więcej niż jednego pracodawcy (art. 12 ust. 3 ww. ustawy). Dodatkowo należy podkreślić, że zgodnie z art. 24 tej ustawy pracodawca jest obowiązany:
1) poinformować kierowców o obowiązujących ich przepisach z zakresu czasu pracy, w sposób przyjęty u danego pracodawcy oraz
2) uzyskać od kierowcy oświadczenie na piśmie:
a) o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,
b) o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.”.
Odpowiedź resortu zdrowia oraz resortu pracy z 24 kwietnia 2023 r. na interpelację w sprawie obciążenia pracodawców kosztami dodatkowego urlopu dla dawców osocza:
” (…) Niezależnie od tego czy dawcy krwi przysługuje wymiar jednego czy dwóch dni zwolnienia od pracy oraz od wykonywania czynności służbowych (w dniu, w którym dawca oddał krew lub jej składniki oraz w dniu następnym),nieobecność w pracy stanowi pośredni koszt pracodawcy. Wyjaśnić należy, że dwa dni zwolnienia zostały wprowadzone nie na potrzeby zachęcenia dawców krwi do oddawania osocza do lecznictwa (a w przypadku zabezpieczenia w pełni potrzeb lecznictwa do frakcjonowania), tylko na potrzeby sytuacji epidemiologicznej wywołanej wirusem SARS-CoV-2 i koniecznością zachęcenia dawców do oddawania krwi w trudnym czasie pandemii, w tym w zakresie osocza z przeciwciałami SARS-CoV-2 doleczenia chorych na COVID-19. Ujęcie dwóch dni zwolnienia z tytułu honorowego krwiodawstwa, jako rozwiązania obowiązującego także poza stanem epidemii czy zagrożenia epidemicznego, procedowane było w ramach prac nad ustawą o Krajowej Sieci Onkologicznej i zgłoszone w ramach sejmowej procedury ustawodawczej na etapie Komisji Zdrowia. Decyzja o przyjęciu proponowanego rozwiązania była poparta większością sejmową.
Jednocześnie poniżej przekazuję informacje otrzymane od Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, dotyczące kwestii poruszanych w przedmiotowej interpelacji.
W świetle § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy2 , pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksupracy3 , z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa. Przy czym, z mocy § 12 wyżej wymienionego rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy. Zgodnie z naczelną zasadą Kodeksu pracy wyrażoną w art. 80 wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Stosownie do przepisu§ 16 ust. 1 ww. rozporządzenia za czas zwolnienia od pracy, o którym mowa w wyżej przywołanym § 12, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy. Przepisami wydanymi na podstawie art. 297 Kodeksu pracy są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy4 . Na podstawie § 5 ust. 1 tego rozporządzenia przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Przepis § 5 ust. 1 tego rozporządzenia stosuje się między innymi przy ustalaniu wynagrodzenia dla pracownika będącego krwiodawcą za czas zwolnienia od pracy udzielonego przez pracodawcę na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania przez niego krwi.”.
Co nas czeka w najbliższym czasie
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
W związku z ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw konieczna jest nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w celu uwzględnienia zmian wprowadzonych do Kodeksu pracy, które powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w zawartości dokumentacji pracowniczej, prowadzonej dla pracownika.
W związku z powyższym resort pracy przygotował projekt nowelizacji ww. rozporządzenia, w którym zaproponowano, aby część B akt osobowych pracownika obejmowała również:
– wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne
i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy),
– wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy),
– dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy).
Co więcej, przywołana ustawa z dnia 9 marca 2023 r. wprowadza do Kodeksu pracy dwie nowe instytucje, tj.:
- zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie te będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym (nowy art. 1481 Kodeksu pracy), a także
- urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop ten będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym (nowy 1731 Kodeksu pracy).
Proponuje się zatem, aby dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona przez pracodawcę, obejmowała również wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania z tego zwolnienia od pracy oraz z urlopu opiekuńczego.
Dodatkowo ze względu na zmianę wieku dziecka, o którym jest mowa w art. 178 § 2 Kodeksu pracy, dokonywaną ww. ustawą z dnia 9 marca 2023 r., konieczne jest wprowadzenie uwzględniającej to zmiany do § 6 pkt 1 lit. d tiret pierwszy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Zmiany w świadectwie pracy
Aktualnie procedowane jest również rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Jego celem jest dostosowanie treści świadectwa pracy do modyfikacji w uprawnieniach pracowniczych wprowadzanych nowelizacjami przepisów K.p. Przewiduje ono, że w omawianym dokumencie:
- powinna być wykazywana informacja o zwolnieniu od pracy z powodu siły wyżej oraz o urlopie opiekuńczym – odpowiednio w ust. 6 pkt 1 i w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy;
- powinna być ujmowana informacja o liczbie dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy – w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy;
- wskutek uchylenia art. 1791p. oraz art. 1821c § 3 K.p., zapis dotyczący urlopu rodzicielskiego w ust. 6 pkt 6 świadectwa pracy powinien brzmieć po zmianie: „6) wykorzystał urlop rodzicielski w wymiarze ………………… w …………… częściach”.
Pracodawcy powinni wystawiać świadectwa pracy według nowego, pomocniczego wzoru (stanowiącego załącznik do rozporządzenia) począwszy od dnia wejścia w życie znowelizowanych przepisów rozporządzenia z 30 grudnia 2016 r.
Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem
W związku z ustawą z 9 marca 2023 r., przewidującą zmianę art. 1868a K.p., konieczne jest wydanie nowego rozporządzenia na podstawie znowelizowanego upoważnienia ustawowego. W związku z tym, resort pracy przygotował nowe rozporządzenie regulujące materię wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, które obecnie jest procedowane. Chodzi tu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Jego celem jest uwzględnienie zmian w zakresie urlopów związanych z rodzicielstwem wprowadzonych nowelizacją K.p.
Ww. akt prawny w przeważającej części powiela przepisy znajdujące się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.
Wskaźniki / parametry kadrowo-płacowe na 2023 r. (kalkulator)
